- Haben Sie weitere Fragen?
-
Wählen Sie unsere gebührenfreie Rufnummer:
0800 0227366
oder sprechen Sie direkt mit einem
- Möchten Sie weitere Informationen?
Räumen Sie auf!
Mit der E-Mail-Archivierung von Aareon DMS
Aufträge oder Rechnungen auf elektronischem Weg? Die revisionssichere Archivierung von E-Mails in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, ist mittlerweile ebenso wichtig, wie die Ablage von Briefpost. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfordern eine zentrale Archivierung von E-Mails, eine lokale Abspeicherung durch betroffene Mitarbeiter reicht nicht.
E-Mails für die Ewigkeit
1. Ursprungsmedium bewahren: Digitale Dokumente, wie E-Mails, sind immer dokumentenecht zu archivieren, d. h. im elektronischen Medium, denn Ausdrucke haben keine Belegkraft, da eine nachträgliche Verfälschung nicht auszuschließen ist.
2. Vorgänge dokumentieren: Erforderlich ist nicht nur der E-Mail-Text, sondern auch alle damit verbundenen E-Mail-Informationen. So müssen beispielsweise alle Absender, Adressaten und Anhänge mit abgespeichert werden.
3. Aufbewahrungsfristen einhalten: Für E-Mails gelten die gleichen Fristen wie für postalische Geschäftskorrespondenz. Per Mail empfangene Rechnungen und Buchungsunterlagen erfordern eine Aufbewahrung von zehn Jahren.
2. Vorgänge dokumentieren: Erforderlich ist nicht nur der E-Mail-Text, sondern auch alle damit verbundenen E-Mail-Informationen. So müssen beispielsweise alle Absender, Adressaten und Anhänge mit abgespeichert werden.
3. Aufbewahrungsfristen einhalten: Für E-Mails gelten die gleichen Fristen wie für postalische Geschäftskorrespondenz. Per Mail empfangene Rechnungen und Buchungsunterlagen erfordern eine Aufbewahrung von zehn Jahren.
Struktur auf Knopfdruck
Die E-Mail-Archivierung mit Aareon DMS und EASY bringt Struktur in Ihre digitale Korrespondenz. Das schlanke, vollwertige Archiv erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen – von § 147 der Abgabenordnung bis zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Noch wichtiger: Es entschlackt Ihren Büroalltag. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mit der Suche nach alten E-Mails. Die Volltextsuche liefert sogar Ergebnisse auf Knopfdruck – auch wenn sich die gesuchten Inhalte in Dateianhängen verbergen. Der Mailserver wird entlastet und Sie sparen die Investitionen für weitere Speicherkapazitäten.
Das steigert nicht nur die Produktivität und die Auskunftsfähigkeit: Ohne großen Implementierungsaufwand können Sie mit dieser innovatien Software den Grundstein für ein zeitgemäßes Informationsmanagement legen – und den Leistungsumfang von Aareon DMS unkompliziert und problemlos ausbauen.
Noch wichtiger: Es entschlackt Ihren Büroalltag. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mit der Suche nach alten E-Mails. Die Volltextsuche liefert sogar Ergebnisse auf Knopfdruck – auch wenn sich die gesuchten Inhalte in Dateianhängen verbergen. Der Mailserver wird entlastet und Sie sparen die Investitionen für weitere Speicherkapazitäten.
Das steigert nicht nur die Produktivität und die Auskunftsfähigkeit: Ohne großen Implementierungsaufwand können Sie mit dieser innovatien Software den Grundstein für ein zeitgemäßes Informationsmanagement legen – und den Leistungsumfang von Aareon DMS unkompliziert und problemlos ausbauen.